Cine editează site-ul după lansare: roluri, proprietari de pagini și aprobare
Stabiliți înainte de lansare cine modifică textele, cine face actualizările tehnice și cine verifică paginile noi. Ghid cu rolurile din WordPress.
- Nº
- 20
- Publicat
- Lectură
- 10 min
- Categorie
- Notes
- Scris de
- Revylio
Cine editează site-ul după lansare: decizia se ia înainte de lansare
Cine editează site-ul după lansare se decide înainte de lansare, nu după prima greșeală publicată. Fiecare pagină are un proprietar care răspunde de text. O persoană numită face actualizările tehnice. Altcineva verifică, înainte de publicare, că pagina nouă rămâne accesibilă, rapidă și conformă GDPR.
Responsabilitatea editorială este regula scrisă care spune cine poate modifica fiecare parte a site-ului, cine aprobă modificarea și cine o verifică. Fără această regulă, apar de obicei două situații. Ori toată lumea primește drepturi de administrator, ori nimeni nu mai știe parola după plecarea omului care a lucrat la proiect.
Întrebarea apare firesc după un redesign. Dacă ați stabilit deja cine pregătește conținutul în timpul unui redesign, acum stabiliți cine îl întreține. Cele două liste seamănă, dar nu sunt identice. Echipa de proiect se dizolvă la lansare, iar site-ul continuă să se schimbe.
Responsabilitatea editorială se sprijină pe trei piese pe care le configurați în CMS:
- roluri și permisiuni pentru fiecare cont;
- un singur proprietar pentru fiecare pagină;
- un pas de aprobare înainte ca o modificare să devină publică.
Rolurile și capabilitățile din CMS stabilesc cine poate modifica ce
Un CMS (sistem de administrare a conținutului) este aplicația în care editați paginile site-ului fără să scrieți cod. WordPress este exemplul folosit în acest ghid, pentru că documentația lui descrie clar cum funcționează drepturile de acces. Principiile se aplică și altor platforme.
În WordPress, un rol definește setul de sarcini pe care le poate face utilizatorul căruia i-a fost atribuit rolul. Capabilitățile sunt sarcinile individuale din acel set, de exemplu publish_posts, moderate_comments sau edit_users. Un rol este, practic, un pachet de capabilități cu un nume.
Potrivit documentației WordPress despre roluri și capabilități, platforma are șase roluri predefinite:
- Super Admin;
- Administrator;
- Editor;
- Author;
- Contributor;
- Subscriber.
Diferențele dintre roluri sunt mari. Rolul Subscriber are o singură capabilitate, read, adică poate doar citi. Contulul de Administrator este creat automat la instalarea WordPress. Pe o instalare cu un singur site, administratorii sunt, în practică, Super Admini.
Consecința pentru firma dumneavoastră este simplă. Primul cont creat la instalare are deja toate drepturile. Orice alt cont trebuie să primească un rol ales intenționat, nu rolul cel mai comod.
Trei responsabilități de împărțit după lansare: textele, partea tehnică, verificarea
Editarea unui site după lansare înseamnă trei tipuri de muncă diferite. Fiecare cere alte cunoștințe și alt nivel de acces în CMS. Le puteți da aceleiași persoane într-o firmă mică, dar fiecare trebuie să aibă un nume în dreptul ei.
Textele și imaginile paginilor
Modificarea textelor ține de oamenii care cunosc subiectul: prețurile, serviciile, echipa, anunțurile. Acești oameni au nevoie să scrie și să propună modificări. Rareori au nevoie să schimbe meniul, șabloanele sau setările site-ului.
Actualizările tehnice
Partea tehnică include actualizarea platformei, a temei și a modulelor, plus copiile de siguranță. De obicei o face agenția sau un furnizor de mentenanță, printr-un cont de administrator. Întrebarea de stabilit este cine aprobă o actualizare care poate schimba aspectul paginilor.
Verificarea înainte de publicare
Verificarea confirmă că pagina nouă respectă standardele stabilite la lansare. Dacă site-ul a fost construit la nivelul WCAG 2.1 AA, fiecare pagină nouă trebuie să rămână la acel nivel. La fel pentru viteză și pentru textele legate de date personale din formulare.
Separarea celor trei responsabilități contează pentru că eșuează în moduri diferite. Un text greșit se repară în minute. O actualizare fără test poate strica tot site-ul. O pagină neverificată poate rămâne luni întregi inaccesibilă fără ca cineva să observe.
Un singur proprietar pentru fiecare pagină
Proprietarul unei pagini este persoana care răspunde de corectitudinea conținutului acelei pagini. Proprietarul nu are nevoie de drepturi tehnice. Are nevoie de autoritatea de a decide ce scrie pe pagină și de obligația de a o reciti periodic.
Regula unui singur proprietar evită o problemă frecventă. Când pagina de prețuri aparține „vânzărilor”, nimeni anume nu o actualizează. Când aparține directorului comercial, există un om pe care îl întrebați dacă prețurile sunt la zi.
Un registru simplu al paginilor ajunge pentru început. Pentru fiecare pagină notați trei lucruri:
- adresa paginii și titlul ei;
- numele proprietarului și al unui înlocuitor;
- data ultimei recitiri.
Registrul paginilor se construiește cel mai ușor din harta site-ului stabilită înainte de design. Fiecare pagină din meniu primește un nume în dreptul ei înainte de lansare. Paginile fără proprietar sunt primele candidate la ștergere, pentru că nimeni nu le va mai actualiza.
Studiile de caz, articolele de blog și anunțurile de angajare au și ele nevoie de proprietar. Aceste pagini se înmulțesc cel mai repede după lansare. Tot ele se învechesc cel mai repede.
Pasul de aprobare înainte de publicare, cu rolul Contributor
Un pas de aprobare înseamnă că o modificare scrisă de cineva este citită și publicată de altcineva. WordPress oferă un rol construit exact pentru acest flux. Documentația definește Contributor drept cineva care își poate scrie și administra propriile articole, dar nu le poate publica.
Publicarea cere capabilitatea publish_posts. Persoana care aprobă trebuie să aibă un rol care include această capabilitate. Verificați în lista de capabilități din documentație ce rol alegeți pentru aprobator, în loc să presupuneți.
Un flux de aprobare funcțional arată astfel:
- Autorul, cu rol de Contributor, scrie ciorna și o trimite spre revizuire.
- Aprobatorul citește textul și trece prin lista de verificare a paginii.
- Aprobatorul cere corecturi sau publică.
- Proprietarul paginii notează data în registru.
Rolurile predefinite nu se potrivesc mereu exact cu organigrama firmei. WordPress permite ajustarea lor. Capabilitățile se adaugă sau se scot din roluri cu funcțiile add_cap() și remove_cap(). Roluri noi se creează sau se șterg cu add_role() și remove_role().
Aceste funcții le folosește dezvoltatorul, nu omul de marketing. Cereți ajustarea rolurilor înainte de lansare și cereți să fie documentată. Altfel, următorul furnizor nu va ști de ce un rol se comportă diferit de descrierea standard.
Capabilitățile riscante: administrare, HTML nefiltrat și șabloane
Câteva capabilități WordPress pot strica site-ul sau îl pot expune la cod periculos. Acestea trebuie să rămână la foarte puține conturi, cunoscute pe nume. Restul echipei lucrează fără ele.
Conturile de administrator
Administratorul poate face orice pe un site individual. Păstrați numărul acestor conturi cât mai mic. Fiecare cont de administrator trebuie să aparțină unei persoane, nu unei adrese de e-mail comune.
HTML nefiltrat și încărcări nefiltrate
Capabilitatea unfiltered_html permite inserarea de cod HTML fără filtrare. Documentația WordPress avertizează că activarea ei pentru utilizatori de neîncredere poate duce la publicarea de cod malițios sau prost formatat. În WordPress Multisite, doar Super Adminii o au. Capabilitatea unfiltered_upload nu este disponibilă implicit niciunui rol, nici măcar Super Adminilor, până nu este definită o constantă specială.
Șabloanele și Site Editor
Site Editor este interfața disponibilă cu o temă de tip bloc, în care se administrează șabloanele, părțile de șablon, stilurile și navigarea. WordPress folosește în principal capabilitatea edit_theme_options ca să decidă cine are acces la șabloane. Cine o are poate schimba antetul sau subsolul tuturor paginilor dintr-o dată.
La Svennis, înainte de lansare predăm o listă cu fiecare cont, rolul lui și motivul pentru care îl are. Cea mai frecventă problemă pe care o găsim ulterior la clienți este un cont de administrator dat „temporar” cuiva care trebuia doar să schimbe texte.
Exemplu: împărțirea rolurilor pe site-ul WordPress al unei firme de servicii
Exemplul de mai jos descrie o firmă de servicii cu un site WordPress pe un singur domeniu. Firma are un director general, un specialist de marketing și doi șefi de departament care scriu despre serviciile lor. Site-ul este construit și întreținut de o agenție.
Împărțirea rolurilor arată astfel:
- Directorul general păstrează un cont de Administrator, folosit rar. Contul există ca firma să nu depindă de agenție pentru acces.
- Agenția are un cont de Administrator pentru actualizări tehnice și pentru Site Editor. Doar acest cont și contul directorului au
edit_theme_options. - Specialistul de marketing este aprobatorul. Rolul lui include
publish_posts, dar nu drepturi de administrare. - Șefii de departament au rolul Contributor. Scriu și trimit ciorne, fără să poată publica.
- Contabilul, care doar citește rapoarte în alt sistem, nu primește cont pe site.
Pe acest site, o modificare de preț pe pagina unui serviciu urmează un drum scurt. Șeful de departament, proprietarul paginii, scrie modificarea. Specialistul de marketing o verifică și o publică. Agenția nu intervine deloc.
O schimbare de meniu urmează alt drum. Specialistul de marketing o cere, directorul o aprobă, iar agenția o face prin Site Editor. Diferența de drum vine din riscul diferit: meniul apare pe toate paginile.
Tabelul de decizie: cine face ce pe site după lansare
Tabelul de mai jos rezumă împărțirea responsabilităților pentru un site de firmă construit în WordPress. Completați coloana „Cine răspunde” cu nume reale înainte de lansare. Un rând fără nume înseamnă o sarcină pe care nu o face nimeni.
| Sarcină | Cine răspunde | Acces în CMS | Verificare înainte de publicare |
|---|---|---|---|
| Texte pe paginile de servicii | Proprietarul paginii | Contributor | Aprobatorul citește și publică |
| Articole și noutăți | Autorul desemnat | Contributor | Aprobatorul citește și publică |
| Aprobare și publicare | Aprobatorul | Rol cu publish_posts | Lista de verificare a paginii |
| Actualizări tehnice | Agenția sau furnizorul de mentenanță | Administrator | Test pe paginile principale |
| Șabloane, antet, meniu | Agenția, la cererea firmei | Cont cu edit_theme_options | Aprobare din partea directorului |
| Conturi și roluri | Un singur administrator din firmă | Administrator | Revizuirea listei de conturi |
| Accesibilitate, viteză, GDPR | Aprobatorul, cu sprijinul agenției | Nu cere acces suplimentar | Lista de verificare a paginii |
Coloana „Acces în CMS” arată nivelul minim necesar pentru sarcină. Dacă cineva cere mai mult, întrebați ce sarcină concretă nu poate face cu accesul actual. De cele mai multe ori, răspunsul duce la o ajustare de rol, nu la un cont de administrator.
Verificarea paginilor noi: accesibilitate WCAG 2.1 AA, viteză și GDPR
Verificarea unei pagini noi confirmă că pagina respectă aceleași standarde ca site-ul livrat la lansare. Un site construit corect se degradează pagină cu pagină dacă nimeni nu verifică adăugirile. Lista de verificare trebuie să fie scurtă, ca aprobatorul să o folosească de fiecare dată.
O listă de verificare practică pentru aprobator conține:
- fiecare imagine are text alternativ care descrie ce arată;
- titlurile din pagină urmează o ordine logică, fără niveluri sărite;
- textul fiecărui link spune unde duce;
- imaginile au o greutate rezonabilă, nu fișierul original din aparat;
- un formular nou are textul de informare despre datele personale;
- o hartă sau un videoclip inserat nou a fost discutat cu cine administrează cookie-urile.
Pentru detalii despre imagini, ghidul despre formatul, greutatea și textul alternativ al imaginilor explică ce verificați concret. Pentru partea de accesibilitate, citiți și ce trebuie să verificați la accesibilitatea site-ului după EAA.
Verificarea nu înlocuiește un audit periodic. Ea prinde însă cele mai multe probleme exact când apar, când sunt ieftin de reparat.
Ce înseamnă pentru o firmă din România: conturi, domeniu și contractul cu agenția
Pentru o firmă din România, întrebarea despre cine editează site-ul după lansare începe adesea cu o problemă mai simplă: cine are accesul. Multe site-uri au fost făcute de un colaborator extern, iar firma nu mai știe cine deține contul de administrator.
Situația este destul de comună încât apare și pe forumuri. Într-o discuție de pe r/programare despre cum afli cine a făcut un site, comentatorii sugerează servicii de tip Whois sau un e-mail către firmă. Firma dumneavoastră nu ar trebui să facă asemenea investigații despre propriul site.
Cereți în contractul cu agenția trei lucruri legate de acces:
- un cont de administrator pe numele unei persoane din firmă, livrat la lansare;
- lista completă a conturilor create, cu rolul fiecăruia;
- documentarea oricărui rol modificat sau creat special.
Aceleași cerințe se aplică și accesului la domeniu și la găzduire. Întrebările de pus înainte de semnare sunt adunate în ghidul despre cum alegeți agenția care vă face site-ul. Agenția care ezită să vă dea acces de administrator vă spune ceva important despre colaborarea viitoare.
Pașii următori: fișa de responsabilități înainte de lansare
Fișa de responsabilități este documentul de o pagină care fixează cine editează site-ul după lansare. Pregătiți-o cu cel puțin două săptămâni înainte de lansare, ca agenția să creeze conturile cu rolurile potrivite de la început.
- Listați paginile din meniu și dați fiecăreia un proprietar și un înlocuitor.
- Numiți aprobatorul care publică modificările.
- Numiți persoana din firmă care păstrează contul de administrator.
- Stabiliți cu agenția cine face actualizările tehnice și cine le aprobă.
- Alegeți rolul minim pentru fiecare cont, după tabelul de decizie.
- Scrieți lista de verificare a paginilor noi și dați-o aprobatorului.
- Programați o revizuire a conturilor la câteva luni după lansare.
Dacă site-ul nu este încă început, includeți aceste cerințe direct în brieful pentru refacerea site-ului. Agenția va ști de la prima discuție ce roluri și ce flux de aprobare trebuie livrate.
Dacă vreți să știți ce intră în preț, inclusiv mentenanța după lansare, ghidul despre cât costă un site de prezentare și ce ar trebui să includă prețul vă ajută să comparați ofertele.