Brieful pentru refacerea site-ului firmei și ce trebuie să conțină

01Brieful pentru refacerea site-ului firmei: ce este și ce conține

Brieful pentru refacerea site-ului firmei este documentul în care scrieți ce trebuie să facă noul site, înainte de prima discuție cu echipa de web design. Un brief bun conține obiectivele, publicul, conținutul și livrabilele. Conține și cerințele pe care multe firme le descoperă abia după lansare: accesibilitate, viteză, pregătire pentru căutare, GDPR, migrarea adreselor, găzduire și mentenanță.

Brieful are două roluri. Primul este să permită celor care vă fac oferta să estimeze corect munca. Un șablon de brief de proiect publicat pe Scribd spune explicit de ce: completarea tuturor secțiunilor îi ajută pe cei implicați să estimeze cu exactitate resursele necesare. Al doilea rol este să devină lista după care verificați site-ul la predare.

Nu aveți nevoie de un document tehnic lung. Aveți nevoie de răspunsuri clare la întrebările din acest ghid și de o listă separată cu ce nu știți încă. Dacă nu sunteți sigur că refacerea se justifică, citiți mai întâi ghidul despre când merită refacerea site-ului și cum vă dați seama. Restul acestui ghid presupune că decizia este luată și că vreți un brief pe care să-l puteți trimite.

02Obiectivele refacerii: problema pe care o rezolvă noul site

Primul capitol al briefului spune ce problemă rezolvă refacerea și cum o veți măsura. Șablonul de brief de pe Scribd pune trei întrebări utile pentru prezentarea proiectului. Ce problemă rezolvăm? De ce o rezolvăm? Cum se aliniază ea cu produsul sau serviciul nostru?

Pentru un site, problemele tipice sunt cunoscute. Un ghid de redesign publicat în 2021 enumeră trei semnale. Site-ul nu mai reflectă tot ce oferiți. Traficul este constant scăzut de ceva vreme.

Al treilea semnal: site-ul nu transformă vizitatorii în cereri în ritmul dorit. Scrieți în brief care semnal vi se aplică și cu ce date îl dovediți.

Formulați fiecare obiectiv ca rezultat verificabil. Câteva exemple de obiective scrise corect:

• Mai multe cereri de ofertă din formular, cu cifra lunară de azi din instrumentul de analiză.
• Vizitatorul înțelege oferta imediat: același ghid spune că vizitatorii ar trebui să înțeleagă valoarea oferită în primele cinci secunde.
• O pagină separată pentru fiecare linie de servicii, cu lista acestor linii.

Fără o cifră de pornire nu veți putea spune după lansare dacă refacerea a meritat. Cum legați vizitele de cereri și apoi de clienți explicăm în ghidul despre cum măsurați ce aduce site-ul.

03Publicul, tonul și conținutul: cine scrie ce în brief

Brieful de refacere numește publicul principal și pe cel secundar, pentru că amândouă decid structura paginilor. Șablonul de pe Scribd separă explicit publicul țintă sau persona principală de publicul secundar. Persona este descrierea unui client tipic: ce caută, ce întrebări are și ce îl face să ceară o ofertă.

Tonul site-ului pornește de la valorile firmei. Același șablon întreabă care sunt valorile brandului și cum pot ele modela tonul. Pentru un site, răspunsul se traduce în decizii simple: formal sau direct, tehnic sau explicat pe înțelesul oricui.

Conținutul este capitolul care întârzie cele mai multe proiecte. În brief, notați următoarele:

• ce pagini rămân, ce pagini se rescriu și ce pagini dispar;
• cine din firmă scrie sau aprobă fiecare text;
• ce fotografii aveți și dacă aveți drept de utilizare comercială pentru ele;
• ce întrebări pun clienții înainte să cumpere, fiindcă ele devin secțiuni sau pagini.

Adăugați la final o secțiune de inspirație. Șablonul o descrie ca loc pentru linkuri și imagini cu elemente care funcționează în proiectele pe care le admirați. Notați la fiecare link ce anume vă place: meniul, felul în care sunt prezentate serviciile sau formularul de contact.

04Livrabile, excluderi și riscuri: ce face brieful estimabil

Un brief de refacere devine estimabil atunci când livrabilele sunt numărate, nu doar numite. Șablonul de pe Scribd cere ca livrabilele să fie descrise cât mai specific, ca cei implicați să poată estima fiecare livrabil. Exemplul lui vine din campanii: cinci videoclipuri, trei interviuri și o serie de postări.

Pentru un site, echivalentul este o listă: numărul de tipuri de pagină, numărul de pagini de conținut, formularele, limbile și integrările. Împărțiți funcțiile în trei grupe: necesare la lansare, utile mai târziu și de analizat. Descrieți fiecare funcție prin rezultat. Scrieți „clientul își alege singur ora programării”, nu numele unei extensii.

Excluderile sunt la fel de importante ca livrabilele. Același șablon spune că definirea excluderilor îi ajută pe ceilalți să vadă ce este în afara domeniului. Scrieți, de exemplu, că magazinul online nu intră în această etapă sau că traducerile le face firma.

Ultimul punct sunt riscurile. Șablonul întreabă dacă anticipați factori interni sau externi care pot compromite livrabilele. La un site, riscurile obișnuite sunt textele întârziate, aprobările lente și lipsa accesului la domeniu sau la găzduirea actuală. Un termen dorit se discută împreună cu aceste dependențe. Nu trimiteți parole în brief; accesele se predau separat, pe un canal sigur.

05Accesibilitatea WCAG și conformitatea GDPR trebuie cerute explicit

Accesibilitatea și GDPR sunt cerințele pe care firmele le descoperă cel mai des după lansare, când repararea costă mai mult. Dacă nu sunt scrise în brief, nu apar în ofertă. Iar ce nu apare în ofertă nu este verificat la predare.

Accesibilitatea site-ului

WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) este setul de criterii după care se verifică dacă un site poate fi folosit de persoane cu dizabilități. Asta include navigarea cu cititoare de ecran sau doar cu tastatura. Scrieți în brief ținta concretă, de exemplu WCAG 2.1 nivel AA. Cereți ca verificarea să facă parte din recepția site-ului.

Dacă firma dumneavoastră intră sub Actul European privind Accesibilitatea (EAA), ținta trebuie aliniată cu obligațiile ei. Le-am detaliat în ghidul despre accesibilitatea site-ului firmei după EAA.

Conformitatea GDPR

Pentru GDPR, brieful inventariază tot ce colectează date personale pe site. Lista include formularele de contact, abonarea la newsletter, chatul, instrumentele de analiză și orice script de la terți. Cereți ca fiecare element să fie verificat înainte de lansare. Pentru cookie-urile și scripturile care nu sunt strict necesare, cereți un mecanism de consimțământ care le pornește doar după acordul vizitatorului, conform art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004.

Notați și cine din firmă răspunde de politica de confidențialitate și de cea de cookie-uri. Pentru integrări, scrieți aplicația și ce date circulă, fără să includeți accese.

06Viteza și pregătirea pentru căutare: ținte măsurabile în brief

Viteza site-ului intră în brief ca țintă numerică, altfel rămâne o promisiune. Ghidul de redesign din 2021 spune că paginile ar trebui să se încarce în mai puțin de 3 secunde. Scrieți ținta și paginile pe care o măsurați: prima pagină, paginile de servicii și pagina cu formularul.

Pregătirea pentru căutare înseamnă că noul site este construit să fie înțeles de motoarele de căutare din prima zi. Trei cerințe se pot scrie direct în brief:

• Schema markup, adică cod adăugat în pagină care dă motoarelor de căutare context despre conținut și permite rezultate îmbogățite (rich snippets).
• Profiluri de autor pentru articole; ghidul din 2021 spune că ele ajută la respectarea ghidurilor de calitate Google.
• Datele de contact ale firmei scrise identic pe toate paginile, inclusiv în schema markup.

Testele A/B se pot cere și ele din brief. Un test A/B este afișarea a două variante ale aceleiași pagini către segmente diferite de vizitatori, ca să vedeți care aduce mai multe conversii. Pentru variantele testate, același ghid recomandă redirecționări temporare 302. Notați în brief dacă vreți să puteți rula astfel de teste după lansare.

07Migrarea adreselor URL: un exemplu lucrat de hartă de redirecționări

Migrarea site-ului este procesul prin care clasamentele, backlink-urile și autoritatea vechiului site trec la cel nou. Un articol despre migrarea domeniului publicat pe LinkedIn numește cel mai important pas: redirecționări permanente 301, de la fiecare URL vechi la URL-ul nou corespunzător. Autorul recomandă evitarea redirecționărilor 302 și a lanțurilor de redirecționare.

Să luăm o firmă de instalații care își reface site-ul și trece pe un domeniu nou. Capitolul de migrare din brieful ei cere acești pași:

1. Exportul URL-urilor vechi cu un instrument precum Screaming Frog, Ahrefs sau SEMrush.
2. O foaie de mapare: URL-ul vechi, de exemplu /servicii-centrale-termice.html, alături de cel nou, de exemplu /servicii/centrale-termice/.
3. Redirecționare 301 pentru fiecare rând din foaie, fără lanțuri.
4. Verificarea că noul site nu este blocat de robots.txt; autorul spune că multe migrații eșuează din această greșeală.
5. Eticheta rel="canonical" pe fiecare pagină nouă, îndreptată spre URL-ul nou, nu spre cel vechi.
6. În Google Search Console, verificarea ambelor domenii, apoi, din proprietatea vechiului domeniu, Setări → Schimbarea adresei.

La Svennis cerem lista completă a URL-urilor actuale odată cu brieful, înainte de prima schiță de structură, pentru că harta de redirecționări se construiește din ea. Când lista vine abia în săptămâna lansării, paginile vechi rămase fără pereche sunt cele care pierd trafic.

Autorul articolului notează că o scădere temporară a clasamentului este normală chiar și cu o execuție perfectă. Recuperarea durează de obicei între 2 și 6 săptămâni, iar la site-urile mari 2-3 luni. Lista completă de verificări este în ghidul despre lansarea unui site nou fără pierderea traficului din Google.

Sursa: ro.linkedin.com

08Găzduirea și mentenanța după lansare se decid în brief

Găzduirea și mentenanța sunt capitolul pe care brieful de refacere îl uită cel mai des, deși de el depinde site-ul după lansare. Scrieți cine deține domeniul, unde va fi găzduit site-ul și cine are acces de administrator. Domeniul și conturile trebuie să fie pe numele firmei, nu pe al unei persoane.

Pentru mentenanță, brieful cere răspunsuri la câteva întrebări concrete:

• cine face actualizările de securitate și cât de des;
• unde sunt copiile de siguranță și cine le poate restaura;
• cine corectează erorile 404 și redirecționările rupte din raportul de acoperire Google Search Console;
• cine publică texte noi și cine verifică accesibilitatea paginilor adăugate după lansare.

Dacă schimbați domeniul, includeți și vechiul domeniu în capitolul de găzduire. Articolul despre migrare recomandă menținerea lui activ, cu redirecționări, cel puțin 12 luni. Reînnoirea lui trebuie deci prevăzută în buget, nu lăsată la întâmplare. Ce ar trebui să includă prețul unui site, inclusiv găzduirea, explicăm în ghidul despre cât costă un site de prezentare.

09Lista de verificare a briefului, capitol cu capitol

Tabelul de mai jos rezumă brieful pentru refacerea site-ului firmei pe o singură pagină. Fiecare rând este un capitol al briefului. Coloanele spun ce scrieți concret și ce verificați la predarea site-ului.

Brieful poate porni incomplet. Important este ca fiecare rând gol să aibă un responsabil și o dată până la care se completează.

10Ce înseamnă brieful de refacere pentru o firmă din România

Pentru o firmă din România, brieful de refacere decide de la început limba principală a site-ului și limbile secundare. Dacă vindeți și în alte țări, scrieți ce pagini se traduc și cine aprobă traducerile. Cereți ca textele în română să fie publicate cu diacritice complete, în titluri, meniuri și formulare.

Datele firmei trebuie să fie aceleași peste tot pe site. Numele, adresa și telefonul, prescurtate NAP, se scriu o singură dată în brief, exact ca în documentele firmei. Cereți să fie folosite identic în subsol, pe pagina de contact și în schema markup.

Accesibilitatea și GDPR nu sunt subiecte de lăsat pentru o fază a doua. Dacă nu știți dacă firma dumneavoastră intră sub Actul European privind Accesibilitatea, notați întrebarea ca punct deschis în brief. Clarificați-o înainte de ofertă, nu după lansare.

Numiți și un singur responsabil intern care aprobă textele și deciziile, de obicei managerul sau proprietarul. Fără el, aprobările se plimbă între colegi, iar calendarul proiectului alunecă.

11Pașii următori: cum pregătiți brieful de refacere

O primă versiune a briefului pentru refacerea site-ului se poate scrie intern, fără ajutor extern, dacă urmați această ordine:

1. Notați problema și cifra de pornire: cereri pe lună, trafic, pagini care nu mai reflectă oferta.
2. Exportați lista URL-urilor actuale și atașați-o la brief.
3. Faceți inventarul conținutului și al fotografiilor, cu drepturile de utilizare.
4. Scrieți țintele tehnice: WCAG 2.1 nivel AA, încărcare sub 3 secunde, schema markup, verificare GDPR și consimțământ prealabil pentru cookie-urile neesențiale.
5. Stabiliți găzduirea, accesele și responsabilul de mentenanță.
6. Marcați separat tot ce nu știți încă și cine poate confirma.

Cu brieful pregătit, discuția cu o echipă de web design pornește de la cerințe, nu de la presupuneri. Dacă vreți să vedeți cum se desfășoară un proiect de redesign și refacere a site-ului pentru firme, pagina descrie etapele și pachetele disponibile.

12Surse

• Ghid de redesign pentru site-uri (blog Zoho, 2021)
• Rebranduirea afacerii tale? Citește asta înainte de a-ți schimba domeniul (LinkedIn)
• Exemplu de Brief - Proiect (Scribd)
• Exemplu de Brief - Proiect (Scribd, prezentarea proiectului și tonul)