Calendarul unui proiect de redesign: etapele de la audit la lansare

01Calendarul unui proiect de redesign: etapele în ordine și ce le amână

Calendarul unui proiect de redesign are șase etape în ordine: audit, structură și conținut, design și dezvoltare, accesibilitate WCAG 2.1 AA, conformitate GDPR, apoi migrare și lansare. Lansarea se amână rar din cauza programării. Se amână aproape mereu din cauza deciziilor interne întârziate: textele, aprobările și accesul la conturi.

Calendarul unui proiect de redesign este planul care leagă fiecare etapă de un livrabil, de un responsabil și de o decizie pe care firma trebuie să o ia la timp. Diferența față de o listă de sarcini contează. Un calendar arată și dependențele, adică etapele care nu pot începe până nu se termină altele.

Ghidul de față descrie fiecare etapă, arată unde se pierde timpul și oferă un tabel de planificare. Include un exemplu pentru o firmă de servicii și pașii concreți de la final. Dacă sunteți încă la întrebarea dacă merită refăcut site-ul, pagina despre serviciul de redesign și refacere a site-ului explică ce include un astfel de proiect.

02Auditul site-ului actual: prima etapă și baza întregului calendar

Auditul site-ului actual stabilește ce păstrați, ce refaceți și ce ștergeți, deci fixează volumul de muncă al tuturor etapelor de după. Fără audit, calendarul se bazează pe presupuneri. Presupunerile se corectează apoi în mijlocul proiectului, când costă cel mai mult.

Un audit util pentru planificare răspunde la câteva întrebări concrete:

• Ce pagini aduc vizite din căutare și trebuie păstrate sau redirecționate.
• Ce pagini sunt învechite și pot fi eliminate.
• Ce probleme de accesibilitate are site-ul actual.
• Ce formulare, scripturi și instrumente de măsurare colectează date personale.
• Cine are acces la domeniu, la găzduire și la conturile de analiză.

Ultima întrebare pare administrativă, dar blochează des lansarea. Parolele de la domeniu sau de la găzduire stau uneori la un fost angajat ori la o agenție veche. Căutați-le în prima săptămână, nu în ziua lansării.

Rezultatul auditului este un inventar de pagini. Fiecare pagină primește o decizie: păstrată, rescrisă, comasată sau ștearsă. Inventarul devine apoi lista de lucru pentru conținut și planul de redirecționări pentru migrare.

03Structura și conținutul: etapa în care se pierde cel mai mult timp

Structura și conținutul consumă de obicei cel mai mult timp, pentru că depind de oamenii firmei, nu de agenție. Agenția poate propune meniul și scheletul paginilor. Textele despre servicii, prețuri, echipă și proiecte le pot confirma doar oamenii care cunosc afacerea.

Structura site-ului este harta paginilor și a meniului: ce pagini există, cum se leagă și în ce ordine le vede vizitatorul. Structura trebuie aprobată înainte de prima machetă. O pagină adăugată după design obligă la refacerea navigației și, uneori, a șabloanelor.

Un exemplu public de structură clară este portalul de suport Zoho Cares. Pagina îi oferă vizitatorului trei căi separate: căutarea în baza de cunoștințe, întrebarea către comunitate și trimiterea unei solicitări.

Timpul se pierde în trei situații previzibile:

• Textele sunt scrise de mai mulți oameni, fiecare în ritmul lui.
• Nu există o persoană care aprobă final și fiecare versiune circulă la toată conducerea.
• Fotografiile și studiile de caz se cer abia când designul e gata.

La Svennis, stabilim la începutul proiectului o singură persoană care aprobă conținutul și o dată după care structura nu se mai schimbă. Când una dintre ele lipsește, vedem lansarea alunecând din cauza aprobărilor, nu a dezvoltării.

Planificați conținutul în paralel cu designul, nu după el. Designerul lucrează mai bine cu texte reale decât cu text de umplutură.

04Designul și dezvoltarea: aprobați machetele, nu paginile terminate

Designul și dezvoltarea merg repede când firma aprobă machetele la timp și nu redeschide deciziile luate. O machetă este desenul unei pagini înainte de programare: arată așezarea, tipografia și elementele, fără să funcționeze încă. O modificare pe machetă costă puțin. Aceeași modificare pe o pagină programată costă mult mai mult.

Cereți machetele pentru tipurile de pagini, nu pentru fiecare pagină. Un site de prezentare are de obicei câteva șabloane: pagina principală, pagina de serviciu, pagina de articol, pagina de contact. Aprobați șabloanele, iar restul paginilor le urmează.

Programați rundele de feedback în calendar, cu o dată și un număr limitat de runde. Feedbackul trimis pe bucăți, de mai mulți oameni, în zile diferite, este principala cauză de întârziere în această etapă. Adunați observațiile într-un singur document și trimiteți-le o dată.

Dezvoltarea începe după aprobarea șabloanelor și se face pe un mediu de test, separat de site-ul public. Pe acest mediu verificați formularele, viteza și afișarea pe telefon. Dacă vreți să vedeți ce să cereți de la agenție înainte de semnare, ghidul despre cum alegeți agenția pentru redesign detaliază întrebările.

05Accesibilitatea WCAG 2.1 AA: verificată în fiecare etapă, nu doar la final

Accesibilitatea WCAG 2.1 AA trebuie planificată în fiecare etapă a redesignului, pentru că problemele găsite la final se repară cel mai greu. WCAG este setul de criterii tehnice pentru site-uri pe care le pot folosi și persoanele cu dizabilități. Nivelul AA este nivelul pe care îl stabiliți ca țintă în brief.

Accesibilitatea apare în calendar în mai multe puncte:

• La audit, ca listă a problemelor site-ului actual.
• La design, prin contrast suficient, mărimea textului și ordinea logică a titlurilor.
• La conținut, prin text alternativ pentru imagini și linkuri cu text clar.
• La dezvoltare, prin navigare cu tastatura și formulare cu etichete.
• Înainte de lansare, printr-un test pe mediul de test.

Contrastul culorilor se decide în design. Dacă identitatea vizuală aprobată nu trece verificarea de contrast, schimbarea ei târziu redeschide machetele. De aceea verificarea de contrast are loc înainte de aprobarea șabloanelor.

Lăsați în calendar timp pentru reparații după testul final, nu doar pentru test. Pentru verificările pe care le puteți face singur, citiți testul rapid de accesibilitate înainte de lansare.

06GDPR pe site-ul nou: formulare, cookie-uri și texte juridice planificate din timp

GDPR, regulamentul european privind protecția datelor personale, intră în calendarul redesignului încă de la audit, nu în ultima săptămână. Site-ul colectează date prin formulare, prin instrumente de măsurare și prin scripturi externe. Fiecare dintre ele trebuie inventariat, justificat și descris în textele juridice.

Textele juridice întârzie des lansarea. Politica de confidențialitate și politica de cookie-uri au nevoie de revizia unei persoane de specialitate, iar acea persoană are propriul program. Trimiteți-i lista de formulare și de instrumente imediat după audit.

Planificați în calendar trei decizii legate de GDPR:

• Ce date cere fiecare formular și unde ajung după trimitere.
• Ce instrumente de măsurare și de marketing păstrați pe site-ul nou.
• Cine actualizează textele juridice când se adaugă un instrument nou.

Bannerul de cookie-uri se configurează în dezvoltare și se testează pe mediul de test. Testul verifică un lucru simplu: instrumentele care au nevoie de consimțământ nu pornesc înainte ca vizitatorul să accepte. Un banner pus în ziua lansării rămâne netestat.

07Migrarea și lansarea: redirecționări, testare și ziua schimbării

Migrarea și lansarea cer cea mai atentă planificare, pentru că greșelile din această etapă se văd imediat în trafic și în cereri. Migrarea înseamnă mutarea conținutului, a adreselor și a setărilor de pe site-ul vechi pe cel nou. Lansarea înseamnă momentul în care domeniul începe să arate site-ul nou.

Planul de redirecționări pornește din inventarul făcut la audit. Fiecare adresă veche care dispare primește o redirecționare permanentă către pagina nouă cea mai apropiată ca subiect. Fără redirecționări, vizitatorii și motoarele de căutare ajung pe pagini de eroare.

Înainte de lansare, verificați pe mediul de test o listă scurtă:

1. Toate formularele trimit mesaje și acestea ajung la persoana corectă.
2. Redirecționările duc la paginile potrivite.
3. Instrumentele de măsurare funcționează și respectă consimțământul.
4. Site-ul se afișează corect pe telefon.
5. Problemele de accesibilitate găsite la test sunt reparate.

Alegeți ziua lansării într-o perioadă cu activitate mică și cu oameni disponibili. Evitați o zi dinaintea unui concediu sau a unei campanii. Păstrați o copie a site-ului vechi, ca să puteți reveni dacă apare o problemă gravă.

08Tabelul de planificare: etape, responsabili și decizii interne

Tabelul de mai jos rezumă calendarul unui redesign pe etape, cu decizia internă de care depinde fiecare. Folosiți-l ca punct de plecare pentru calendarul propriu. Completați coloana de responsabil cu nume, nu cu departamente.

Coloana a doua este cea care contează. Fiecare întârziere din ultima coloană are în spate o decizie internă amânată.

09Exemplu de calendar pentru o firmă de servicii cu un site de prezentare

Exemplul de mai jos arată cum își planifică redesignul o firmă de servicii cu un site de prezentare și cu un singur formular de contact. Firma are un director care decide, un responsabil de marketing și un consultant juridic extern. Ordinea etapelor rămâne aceeași, indiferent de mărimea site-ului.

În prima etapă, responsabilul de marketing face inventarul de pagini împreună cu agenția. În aceeași etapă recuperează accesul la domeniu și la găzduire. Directorul numește responsabilul de marketing drept persoana care aprobă conținutul.

În a doua etapă, structura se aprobă și se îngheață. Textele de servicii se împart pe autori, cu o dată de predare comună. Lista de formulare și instrumente de măsurare pleacă imediat la consultantul juridic.

În a treia etapă, agenția prezintă șabloanele, iar contrastul se verifică înainte de aprobare. Directorul trimite un singur set de observații. Dezvoltarea începe pe mediul de test, cu textele finale deja primite.

În ultima etapă, firma testează formularul, bannerul de cookie-uri și redirecționările. Reparațiile de accesibilitate se fac înainte de lansare. Lansarea are loc într-o zi obișnuită de lucru, cu responsabilul de marketing disponibil. După lansare, firma stabilește cine editează fiecare pagină, așa cum descrie ghidul despre cine editează site-ul după lansare.

10Ce înseamnă calendarul de redesign pentru o firmă din România

Pentru o firmă din România, calendarul de redesign trebuie să țină cont de felul în care se iau deciziile intern și de perioadele în care oamenii lipsesc. În multe firme mici și mijlocii, decizia finală o ia proprietarul. Dacă proprietarul aprobă fiecare text, includeți în calendar timpul lui real disponibil, nu cel ideal.

Concediile de vară și sărbătorile de iarnă opresc aprobările mai des decât orice problemă tehnică. Nu programați aprobarea structurii sau a textelor în aceste perioade. Nu alegeți nici ziua lansării imediat înaintea lor.

Conținutul în mai multe limbi adaugă o etapă separată de traducere și verificare. Dacă site-ul are și o versiune în engleză, planificați traducerea după aprobarea textelor în română, nu în paralel. Altfel traduceți versiuni care se mai schimbă.

Textele juridice trebuie revizuite de cineva care cunoaște cerințele aplicabile firmei dumneavoastră. Întrebați consultantul juridic din timp ce obligații de informare și de protecție a datelor vă revin. Includeți răspunsul în brief, nu îl descoperiți la lansare.

11Pașii următori: cum începeți planificarea redesignului

Primul pas concret este să numiți persoanele care decid, înainte de a discuta date de lansare. Un calendar fără responsabili nu se respectă. Lista de mai jos vă ajută să pregătiți întâlnirea de start cu agenția.

1. Numiți persoana care aprobă conținutul și managerul de proiect de la firmă.
2. Verificați cine are acces la domeniu, la găzduire și la conturile de analiză.
3. Stabiliți WCAG 2.1 AA ca țintă de accesibilitate în brief.
4. Faceți lista formularelor și a instrumentelor de măsurare pentru revizia GDPR.
5. Marcați în calendar concediile oamenilor care aprobă.
6. Cereți agenției un calendar cu dependențe, nu doar cu date.

Dacă vreți să vedeți cum arată proiecte duse până la lansare, consultați proiectele realizate de Revylio. Pentru detalii despre ce include un redesign și cum se desfășoară, citiți pagina despre redesignul site-ului pentru firme.

12Surse

• Zoho Corporation, portalul de suport Zoho Cares