Scrivere il brief per il rifacimento del sito aziendale: guida con esempio

01Scrivere il brief per il rifacimento: cosa deve contenere

Scrivere il brief per il rifacimento significa mettere per iscritto, prima di chiedere un preventivo, gli obiettivi, il pubblico, l'ambito, i vincoli e il budget del nuovo sito. Il brief deve fissare fin dall'inizio anche accessibilità, velocità, GDPR, preparazione per la ricerca e gestione dopo il lancio. Così tutte le agenzie rispondono alla stessa domanda.

Un brief del sito web è un documento che delinea gli obiettivi, i requisiti e lo scopo di un progetto di sito web. La definizione è quella della guida di Strikingly. Twproject precisa che il brief non è un piano di progetto dettagliato. È piuttosto uno strumento di comunicazione, che dà una panoramica chiara a tutti i soggetti coinvolti, qualunque sia il loro ruolo.

Questa guida segue l'ordine in cui conviene compilare il brief. Prima vengono obiettivi e pubblico. Poi l'ambito di lavoro e i requisiti tecnici. Infine budget, tempi, approvazioni e gestione successiva. In fondo trova un esempio compilato in forma di tabella e i passi per arrivare alla richiesta di preventivo.

02Preventivi confrontabili: perché il brief scritto li rende possibili

Un brief scritto rende confrontabili i preventivi perché ogni agenzia stima lo stesso lavoro. Senza un documento comune, ciascuna interpreta la richiesta a modo suo. Una include la migrazione dei contenuti, un'altra no. Una prevede la verifica di accessibilità, un'altra la lascia fuori, e il prezzo più basso finisce per essere quello che copre meno.

Il secondo rischio è il creep del perimetro, cioè l'allargamento dei requisiti mentre il progetto è già in corso. Secondo Strikingly il creep del perimetro può portare a ritardi e superamenti di costo. Un brief lo previene definendo lo scopo del progetto sin dall'inizio. ClickUp elenca effetti simili quando il brief del cliente manca: team che lavorano su supposizioni, priorità che cambiano, scadenze che si allungano e budget che crescono.

In Svennis, quando un'azienda ci mostra preventivi difficili da confrontare, ripartiamo dal brief e trasformiamo ogni richiesta generica, come «sito accessibile» o «sito veloce», in un requisito verificabile alla consegna. È il passaggio che più spesso manca, e quello che fa emergere le differenze reali tra le offerte.

03Obiettivi misurabili e pubblico del nuovo sito

La prima parte del brief per il rifacimento spiega perché il sito cambia e per chi. TextCortex indica come prima sezione da completare il riassunto del progetto, con i punti chiave e lo scopo in poche frasi. Strikingly chiede che questo sommario includa lo scopo del sito, il pubblico di riferimento e gli obiettivi specifici.

Gli obiettivi del brief funzionano solo se si possono misurare. TextCortex cita come dati misurabili il traffico del sito, il numero di nuovi clienti, l'aumento del tasso di clic e le visualizzazioni. Scriva il valore attuale accanto a ogni obiettivo. In questo modo l'agenzia sa da dove parte il progetto.

Indichi anche il motivo del rifacimento. Una guida al redesign pubblicata nel 2021 cita tre segnali tipici: traffico basso da tempo, poche richieste rispetto alle attese e un sito che non rappresenta più l'offerta. La stessa guida propone un criterio semplice: entro i primi cinque secondi il visitatore dovrebbe capire quale valore gli viene offerto.

Per descrivere il pubblico non bastano età e settore. L'articolo di Translated sulla transcreation suggerisce di descrivere valori, punti deboli e riferimenti culturali dei destinatari. Il principio vale anche per i clienti di un sito aziendale.

04Ambito di lavoro: pagine, funzionalità, marchio e contenuti

L'ambito di lavoro è la sezione del brief che elenca che cosa il nuovo sito deve contenere e fare. Strikingly raccomanda di definire il numero di pagine, le funzionalità e gli elementi di design. Più l'ambito è preciso, meno spazio resta alle interpretazioni nei preventivi.

Per un rifacimento conviene elencare almeno questi elementi:

• le pagine da mantenere, unire o eliminare, con l'indicazione di chi fornisce i testi;
• le funzionalità, come moduli di contatto, area riservata, catalogo o prenotazioni;
• le linee guida del marchio: uso del logo, tipografia, tavolozza dei colori e tono di voce, come suggerisce ClickUp;
• le lingue del sito e chi cura le versioni nelle altre lingue;
• i reindirizzamenti dalle vecchie pagine alle nuove.

L'elenco delle pagine esistenti richiede un lavoro a parte, descritto nella guida su come preparare i contenuti prima del rifacimento. I reindirizzamenti e gli altri passaggi della migrazione sono raccolti nella checklist per non perdere traffico da Google con il nuovo sito. Allegare entrambi i documenti al brief evita che ogni agenzia stimi la migrazione a occhio.

05Accessibilità WCAG 2.1 AA e velocità come requisiti verificabili

Accessibilità e velocità vanno scritte nel brief come criteri di accettazione, non come aspirazioni. Un criterio di accettazione è una condizione verificabile che il sito deve soddisfare prima che Lei lo approvi. Senza questa forma, «accessibile» e «veloce» restano aggettivi che ogni agenzia interpreta in modo diverso.

Accessibilità

Chieda che il sito raggiunga il livello WCAG 2.1 AA. Le WCAG sono le linee guida internazionali per l'accessibilità dei contenuti web, e AA è il livello intermedio dei tre previsti (A, AA, AAA). Chieda anche come l'agenzia verificherà quel livello e in quale documento consegnerà l'esito. Se non sa ancora se la Sua azienda rientra nell'European Accessibility Act, legga prima la guida su chi è obbligato dall'EAA e cosa verificare per primo.

Velocità

La guida al redesign del 2021 indicava come obiettivo tempi di caricamento inferiori a 3 secondi. Scriva nel brief un obiettivo di questo tipo. Aggiunga le pagine su cui misurarlo e lo strumento con cui verificarlo alla consegna. Per stimare quanto pesa la lentezza sulle Sue richieste, può usare il metodo descritto in quanto costa un sito lento in richieste.

06GDPR, ricerca e risposte AI: le domande da mettere per iscritto

Per il GDPR, il brief non deve contenere un parere legale ma un elenco di domande a cui l'agenzia risponde nel preventivo. Le domande essenziali sono queste:

• dove viene ospitato il sito e chi gestisce il server;
• quali cookie e strumenti di terze parti verranno installati;
• come verrà raccolto e registrato il consenso dei visitatori;
• dove finiscono i dati inviati tramite i moduli;
• se l'agenzia e il fornitore di hosting firmeranno un accordo sul trattamento dei dati come responsabili del trattamento, ai sensi dell'articolo 28 del GDPR;
• chi aggiorna l'informativa sulla privacy quando il sito cambia.

La preparazione per la ricerca riguarda il modo in cui motori di ricerca e risposte generate dall'AI leggono il sito. Il markup schema è codice aggiunto al sito per dare ai motori di ricerca più contesto sui contenuti, e abilita i rich snippet. La guida al redesign del 2021 osserva inoltre che i profili degli autori aiutano a rispettare le linee guida di qualità di Google.

Chieda quindi che ogni preventivo dica quali dati strutturati verranno implementati e come saranno indicati autori e responsabili dei contenuti. La posta in gioco è concreta: secondo ClickUp, il 75% delle persone non va mai oltre la prima pagina dei risultati di ricerca.

07Budget, tempi e approvazioni: i vincoli che l'agenzia deve conoscere

Il budget va indicato nel brief, anche solo come forbice. Così l'agenzia propone una soluzione adatta invece di indovinare. Twproject suggerisce di includere tutti i costi relativi al progetto e di tenere conto delle spese impreviste.

Per i tempi, TextCortex consiglia di fissare tappe per ogni fase invece di un'unica scadenza. Lo stesso articolo raccomanda di aggiungere margine alle date stabilite. Per un rifacimento le tappe naturali sono progettazione, sviluppo, test e messa online.

Le approvazioni meritano una riga dedicata nel brief. ClickUp individua tra le principali cause di ritardo la confusione su chi debba approvare cosa. Scriva quindi chi approva grafica, testi e messa online. Secondo Twproject lo sponsor del progetto è spesso chi lo avvia e fornisce le risorse, e approva il brief finale.

ClickUp suggerisce infine una sezione «Cosa tenere d'occhio». In questa sezione elenchi possibili ostacoli, limitazioni tecniche e dipendenze esterne, come un fornitore di gestionale da coinvolgere. Ogni deliverable, aggiunge ClickUp, dovrebbe avere un formato, uno scopo e un titolare chiari.

08Gestione del sito dopo il lancio: hosting, manutenzione e verifiche

La gestione dopo il lancio stabilisce chi si occupa del sito quando il progetto di rifacimento è chiuso. Se il brief non ne parla, ogni preventivo la tratta in modo diverso o la esclude. Il confronto tra le offerte torna allora a essere impossibile.

Nel brief conviene chiedere una risposta su questi punti:

• hosting: chi lo fornisce e chi interviene in caso di guasto;
• aggiornamenti di sicurezza e copie di backup;
• verifiche periodiche di accessibilità e velocità dopo la pubblicazione di nuovi contenuti;
• misurazione delle richieste e dei contatti generati dal sito.

Strikingly descrive il brief come uno strumento di comunicazione tra cliente e team di sviluppo. Serve a monitorare il progresso, individuare problemi e prendere decisioni. Dopo il lancio lo stesso documento, aggiornato, permette di verificare se gli obiettivi misurabili scritti all'inizio sono stati raggiunti.

Chieda anche che la manutenzione compaia nel preventivo come voce separata dal progetto. In questo modo vede subito quanto costa il sito nuovo e quanto costa mantenerlo nel tempo.

09Esempio di brief compilato per il rifacimento di un sito aziendale

L'esempio seguente mostra un brief per il rifacimento del sito di un'azienda che vende ad altre imprese. I valori tra parentesi quadre vanno sostituiti con i dati della Sua azienda. I criteri tecnici riprendono quelli di accessibilità, velocità, GDPR e ricerca descritti in questa guida.

Un brief compilato in questo modo occupa poche pagine. Il valore sta nell'ultima colonna: ogni riga contiene qualcosa che l'agenzia può stimare e che Lei può verificare alla consegna.

10Cosa significa il brief per un'azienda italiana che rifà il sito

Per un'azienda italiana, scrivere il brief per il rifacimento è anche il modo di coinvolgere in tempo chi deciderà. Strikingly raccomanda di coinvolgere stakeholder chiave come proprietari, team di marketing, designer e sviluppatori. Twproject ricorda che nella maggior parte dei casi la stesura è un processo collaborativo. In una piccola o media impresa questo significa riunire il titolare, chi segue commerciale e marketing e chi gestisce i sistemi informatici.

Se il sito deve parlare a clienti esteri, il brief deve dire quale adattamento chiede per le lingue. Translated distingue la traduzione, che si concentra su ciò che il testo dice, dalla transcreation, che si concentra su ciò che il testo fa. Lo stesso articolo osserva un effetto preciso. Quando un brief chiede solo una traduzione, il linguista è implicitamente scoraggiato dall'assumersi rischi creativi.

Accessibilità e GDPR, infine, non sono richieste da lasciare alla buona volontà dell'agenzia. Verifichi prima di inviare il brief se l'European Accessibility Act riguarda la Sua azienda. Così il requisito entra nel preventivo e non in una correzione successiva, quando ogni modifica costa di più.

11Prossimi passi: dal brief alla richiesta di preventivo

Per passare dal brief alla richiesta di preventivo bastano sei passaggi, da svolgere in quest'ordine:

1. Riunisca le persone che decideranno e scriva chi approva che cosa.
2. Compili sommario, obiettivi misurabili e pubblico, con i valori attuali accanto a ogni obiettivo.
3. Prepari l'inventario delle pagine e l'elenco delle funzionalità.
4. Scriva accessibilità, velocità, GDPR e ricerca come criteri verificabili alla consegna.
5. Indichi la forbice di budget, le tappe del progetto e le attese per la gestione dopo il lancio.
6. Invii lo stesso brief a tutte le agenzie e chieda risposte voce per voce.

L'ultimo passaggio è quello che rende i preventivi davvero confrontabili. Se un'offerta salta una voce del brief, Lei sa subito che cosa manca e può chiederne il costo prima di firmare.

Se vuole capire come Revylio imposta un progetto partendo da un brief di questo tipo, la pagina sul rifacimento e restyling del sito web descrive il servizio. Da lì può anche inviare il Suo brief per una prima valutazione.

12Fonti

• Strikingly: Come scrivere un brief del sito web
• ClickUp: Brief del cliente, che cos'è e come scriverlo
• ClickUp: 8 modelli gratuiti di brief sui contenuti
• TextCortex: Come scrivere i brief di progetto
• Twproject: Come un brief di progetto può salvare il tuo progetto
• Translated: Briefing per un progetto di transcreation
• Guida completa al redesign del sito web (2021)